通常、タスクを作成する場合は、例えばデスクトップ版であれば[タスクアドミニストレーター]から[タスクビルダー]を起動して、管理されたタスクを作成または編集します。しかし、[タスクビルダー]を直接起動してタスクを作成することで、[タスクアドミニストレーター]を介さずにタスクを作成することもできます。※
この方法でタスクを作成した場合、そのタスクはトリガーで起動することができず、ステップ以外の管理タスクのプロパティを持たないため、「管理されていないタスク」または「外部タスク」とみなされます。
※サーバー版では[タスクビルダー]を単独起動することはできません。外部タスクを作成するには[管理コンソール]から[タスクビルダー]を起動しタスクを作成後、「ファイル」タブから「別名でコピーして保存」を実行する必要があります。
https://automate.sct.co.jp/knowledge/10962/
作成時に自動的にデフォルトの管理タスクの場所に保存される「管理タスク」とは異なり、外部タスクは、"AutoMateマークアップ言語（.aml）"ファイルとして独自の場所に保存することができ、[タスクアドミニストレーター]には表示されません。
外部タスクは主に「サブタスク」として使用されます。管理タスクを「親」タスクとして、「子」タスクとしてこの外部タスクを呼び出して使用します。
https://automate.sct.co.jp/knowledge/181/
[デスクトップ版のサブタスク呼び出し]